Bisher war unklar, was genau unter einer „Kopie“ lt. Art. 15 Abs. 3 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstehen ist. Handelt es sich um eine Fotokopie oder um eine Kopie der gespeicherten Daten, beispielsweise eine Kopie einer Excel-Tabelle oder eine Liste auf einem Formular?
In einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in der Rechtssache C 487/21 vom 04.05.2023 wurden diese Unklarheiten nun geklärt.
Jeder Person hat gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten vorliegen. Falls ja, hat sie Anspruch auf detaillierte Informationen über die Daten, einschließlich ihrer Verarbeitung und Weitergabe.
Gemäß Artikel 15 Absatz 3 der DSGVO ist der Verantwortliche verpflichtet, eine „Kopie der personenbezogenen Daten“ zur Verfügung zu stellen.
Der EUGH hat in seinem Urteil nun klar gestellt, dass unter dem Gesichtspunkt der Transparenz eine „Kopie“ nicht nur eine aggregierte Kopie der Daten beinhaltet, sondern auch Auszüge aus Dokumenten oder sogar vollständige Dokumente sowie Auszüge aus Datenbanken beinhaltet, um den Kontext der Datenverarbeitung darzulegen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter eine Kopie seiner gesamten Personalakte verlangen.
In der Praxis wird es ohnehin einfacher sein, ein komplette Kopie eines Dokumentes oder eine Seite eines Dokumentes bereitzustellen, als die dort beinhalteten Daten abzutippen und ein einem zusätzlichem Text die Verarbeitung zu beschreiben.
Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass die Rechte anderer Personen nicht verletzt werden. Eine Excel-Datei, die eine Gehaltsliste beinhaltet, in der auch andere Personen aufgeführt sind, kann daher nur als Auszug mit den Daten des anfragenden Mitarbeiters bereitgestellt werden.
Darüber hinaus müssen umfangreiche Informationen zur Verfügung gestellt werden, die im Art. 15 DSGVO aufgeführt sind.
Ich empfehle, bei Anfragen einer betroffenen Person dazu, immer den Datenschutzbeauftragten einzubeziehen.
